1. GİRİŞ VE AMAÇ

İşbu Gizlilik Politikası ve Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni (“Gizlilik Politikası” veya “Aydınlatma Metni”), Kartal/İstanbul adresinde faaliyet gösteren, Kartal Vergi Dairesi nezdinde 2140349043 vergi kimlik numarasıyla kayıtlı ve 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu’nun 9 uncu maddesinin birinci fıkrasının (10) numaralı bendi kapsamında Esnaf Vergi Muafiyeti Belgesi sahibi gerçek kişi tarafından işletilen HOKİS nezdinde yürütülen kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin genel çerçeveyi açıklamak amacıyla hazırlanmıştır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu doğrudan SELİN KIDIK’tır (“HOKİS” veya “Veri Sorumlusu”).

 

HOKİS; hokis.com.tr alan adlı internet sitesi (“Site”), üyelik ve müşteri hesabı altyapısı, ürün ve koleksiyon sayfaları, favori ve sepet özellikleri, üye veya üye olmaksızın Sipariş oluşturma, kişiselleştirilmiş takı ve aksesuar hazırlama, tebrik kartı ve hediye notu oluşturma, ödeme, satışın belgelendirilmesi, kargo ve teslimat, hediye siparişi, iptal, cayma, iade, değişim, tadilat ve satış sonrası destek, stoğa giriş bildirimi, ürün sorusu, yorum, puan ve değerlendirme, e-posta, WhatsApp iletişim/destek Hattı, sosyal medya, kampanya, e-bülten, ticari elektronik ileti, çerez ve işlem güvenliği süreçleri üzerinden takı ve aksesuarların elektronik ortamda satışını gerçekleştirmektedir. İşbu Gizlilik Politikası; Site’yi ziyaret eden, Ürün veya koleksiyonları inceleyen, üyelik oluşturan, üye olarak veya üye olmaksızın Sipariş veren, ödeme yapan, teslimat veya fatura bilgisi paylaşan, başka bir kişiye hediye gönderen, kişiselleştirme talebinde bulunan, cayma, iptal, iade, değişim veya tadilat süreçlerinden yararlanan, stoğa giriş bildirimi isteyen, yorum, puan, değerlendirme, fotoğraf veya video paylaşan, e-bültene abone olan, ticari elektronik ileti tercihi bildiren, e-posta, WhatsApp, sosyal medya veya diğer kanallardan HOKİS ile iletişime geçen gerçek kişiler ile HOKİS’in tedarikçi, hizmet sağlayıcı, iş ortağı ve profesyonel danışmanlarının gerçek kişi yetkili, temsilci, çalışan ve irtibat kişilerinin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin esasları kapsamaktadır. HOKİS tarafından hangi kişisel verilerin işlendiğini, kişisel verilerin hangi ilgili kişi grupları bakımından ve hangi süreçler kapsamında elde edildiğini, hangi amaç ve hukuki sebeplerle işlendiğini, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabildiğini, hangi yöntemlerle toplandığını, ne kadar süreyle saklanabildiğini, hangi güvenlik tedbirlerine tabi tutulduğunu ve ilgili kişilerin KVKK kapsamındaki haklarını açıklamaktadır. İşbu Gizlilik Politikası’nda yapılacak değişiklikler Site üzerinden yayımlanır ve yürürlük tarihinden itibaren ileriye etkili olarak uygulanır.

 

  1. TANIMLAR

KAVRAM

TANIM

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir.

KVKK

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu ifade eder.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi ifade etmektedir.

Veri İşleme

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, değiştirilmesi, aktarılması veya kullanımının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.

Tedarikçi

Mal veya hizmet satın alınan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

İş Ortağı

İş faaliyetlerimizin yürütülmesi kapsamında, sözleşme bağı çerçevesinde belirli bir işin ifası amacıyla, ortaklık sağladığımız ekonomik ve hukuksal yönden bağımsız gerçek veya tüzel kişileri ifade eder.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE TEMEL İLKELER

HOKİS, kişisel verilerin işlenmesinde KVKK uyarınca aşağıdaki temel ilkelere uyar:

●        Kişisel veriler, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun şekilde işlenir.

●        Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olması sağlanır; bu kapsamda ilgili kişilerin verilerini güncelleme talep etmeleri için gerekli mekanizmalar sağlanır.

●        Kişisel veriler, belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenir; bu amaçlarla bağdaşmayan şekilde kullanılmaz.

●        Toplanan kişisel veriler, işlenme amaçları ile bağlantılı olup, gerekli olan minimum düzeyde tutulur.

●        Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlenme amacı için gerekli olan süre kadar muhafaza edilir; bu süreler sona erdiğinde veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

●        Kişisel veriler, yetkisiz veya hukuka aykırı işlemeye ve kazara kayba, tahribata veya hasara karşı uygun teknik ve idari tedbirlerle korunur.

HOKİS, yukarıdaki ilkelere uygunluğu ispat edebilecek şekilde gerekli kayıt, belge ve süreçleri muhafaza eder.

 

  1. İLGİLİ KİŞİ KATEGORİLERİ

HOKİS tarafından kişisel verileri işlenebilecek ilgili kişi grupları aşağıda açıklanmıştır. Her ilgili kişi bakımından aşağıda belirtilen bütün kişisel veri kategorilerinin aynı anda işlenmesi söz konusu değildir. İşlenen kişisel veriler; ilgili kişinin Site’yi kullanım biçimine, üyelik ve Sipariş durumuna, seçtiği Ürün veya hizmete, iletişim, çerez ve pazarlama tercihlerine, HOKİS ile arasındaki sözleşmesel veya ticari ilişkiye ve somut işlem sürecinin niteliğine göre değişebilir.

 

●        Ziyaretçiler: Site’yi üyelik oluşturmaksızın ziyaret eden, Ürün ve koleksiyon sayfalarını görüntüleyen, arama veya filtreleme yapan, Ürünleri favoriye veya sepete ekleyen, üyelik veya ödeme akışını başlatan ancak tamamlamayan kişilerdir. Bu kişilere ait işlem güvenliği, kullanım ve etkileşim, çerez ve çevrimiçi tanımlayıcı verileri ile iletişim veya bildirim talebinde bulunmaları hâlinde kimlik ve iletişim bilgileri işlenebilir.

●        Müşteri Adayları: HOKİS Ürünleri, fiyat, stok, materyal, ölçü, kişiselleştirme, kargo, teslimat veya satış koşulları hakkında bilgi talep eden; iletişim formu, e-posta, WhatsApp, sosyal medya veya diğer iletişim kanalları üzerinden HOKİS ile iletişime geçen ancak henüz Sipariş vermemiş kişilerdir. Bu kişilerin kimlik, iletişim, talep, şikâyet, ürün tercihi ve yazışma bilgileri işlenebilir.

●        Üyeler: Site’de üyelik oluşturan, e-posta ve tek kullanımlık doğrulama yöntemiyle veya Site’de fiilen sunulması hâlinde desteklenen üçüncü taraf hesap sağlayıcısıyla Hesabına giriş yapan gerçek kişilerdir. Üyelerin kimlik, iletişim, üyelik ve Hesap, kayıtlı adres, favori, sepet, Sipariş geçmişi, işlem güvenliği ve tercih bilgileri işlenebilir.

●        Üyeliksiz Alışveriş Yapan Müşteriler: Site’de üyelik oluşturmaksızın Sipariş veren, ödeme yapan ve teslimat bilgisi paylaşan gerçek kişilerdir. Bu kişilerin kimlik, iletişim, Sipariş, kişiselleştirme, ödeme, teslimat, müşteri işlem ve hukuki işlem bilgileri işlenebilir.

●        Müşteriler ve Alıcılar: Üye olarak veya üye olmaksızın HOKİS’ten Ürün satın alan, kişiselleştirilmiş Ürün, tebrik kartı veya hediye notu talep eden, ödeme yapan, teslimat bilgisi paylaşan ve satış sonrası süreçlerden yararlanan gerçek kişilerdir. Müşteri veya Alıcının tüzel kişi ya da başka bir işletme adına işlem yapması hâlinde, ilgili işletmenin gerçek kişi yetkilisi, temsilcisi veya irtibat kişisine ait bilgiler işlenebilir.

●        Hediye Alıcıları ve Teslimat İçin Bildirilen Üçüncü Kişiler: Müşteri tarafından verilen hediye Siparişi veya üçüncü kişiye teslimat talebi kapsamında adı, soyadı, telefon numarası ve teslimat adresi HOKİS’e bildirilen kişilerdir. Bu kişilere ait veriler, ilgili gönderinin hazırlanması, teslim edilmesi, teslimat iletişiminin kurulması ve teslimat uyuşmazlıklarının yönetilmesiyle sınırlı olarak işlenebilir.

●        Kişiselleştirme İçeriğinde Bilgileri Yer Alan Üçüncü Kişiler: Tebrik kartı, hediye notu, isim, tarih, mesaj, sembol veya benzeri kişiselleştirme talebi kapsamında bilgileri Müşteri tarafından HOKİS’e iletilen gerçek kişilerdir. Bu veriler yalnızca ilgili kişiselleştirme talebinin yerine getirilmesi ve Sipariş kaydının tutulması amacıyla işlenebilir.

●        Ödeme Aracı Sahipleri ve İşlemle Bağlantılı Üçüncü Kişiler: Ödeme aracının Sipariş’i veren kişiden farklı bir gerçek kişiye ait olması veya yetkisiz işlem, iade ya da ters ibraz incelemesi yapılması hâlinde sınırlı ödeme ve işlem bilgileri HOKİS tarafından işlenebilen kişilerdir. HOKİS, kartın tam numarasını, CVV/CVC kodunu, kart şifresini veya banka doğrulama kodlarını görüntülemez ve saklamaz.

●        Stoğa Giriş Bildirimi Talep Edenler: Belirli bir Ürün yeniden satışa sunulduğunda bilgilendirilmek üzere e-posta adresi veya telefon numarası paylaşan kişilerdir. Bu kişilerin iletişim bilgileri, ilgili Ürün bilgisi ve bildirim tercih kayıtları işlenebilir.

●        E-Bülten Aboneleri ve Ticari Elektronik İleti Alıcıları: Kampanya, indirim, kupon, yeni Ürün, koleksiyon veya benzeri tanıtım içeriklerini almak üzere iletişim ve pazarlama tercihi bildiren kişilerdir. Bu kişilere ait kimlik, iletişim, onay ve ret kayıtları, kanal tercihleri ve ileti etkileşim bilgileri işlenebilir.

●        Talep, Şikâyet ve Satış Sonrası Destek Başvurusu Sahipleri: Cayma, iptal, iade, değişim, ayıplı veya hasarlı Ürün, tadilat, ödeme, kargo, teslimat veya diğer destek konularında HOKİS’e başvuran kişilerdir. Bu kişilere ait kimlik, iletişim, Sipariş, ödeme, teslimat, talep ve şikâyet, yazışma, fotoğraf, video ve hukuki işlem bilgileri işlenebilir.

●        Yorum, Puanlama ve Kullanıcı İçeriği Paylaşanlar: Ürün sorusu, yorum, puan, değerlendirme, fotoğraf, video veya başka bir içerik paylaşan kişilerdir. Bu kişilerin kimlik veya kullanıcı adı, Sipariş doğrulama, yorum, değerlendirme, görsel, etkileşim ve moderasyon kayıtları işlenebilir.

●        WhatsApp, E-Posta ve Sosyal Medya Üzerinden İletişime Geçenler: HOKİS’in WhatsApp Business İletişim/Destek Hattı, e-posta adresleri veya sosyal medya hesapları üzerinden mesaj gönderen, yorum yapan, etiketleyen veya doğrudan iletişim kuran kişilerdir. İletişim kanalının niteliğine göre profil adı, kullanıcı adı, telefon numarası, e-posta adresi, mesaj, yorum, görsel, video ve yazışma kayıtları işlenebilir.

●        Tedarikçiler, Hizmet Sağlayıcılar ve İş Ortaklarının Yetkili veya İrtibat Kişileri: HOKİS’in Ürün veya materyal temini, ambalaj, yazılım, e-ticaret altyapısı, ödeme, kargo, iletişim, barındırma, teknik destek, muhasebe, hukuk, reklam veya diğer hizmet ilişkileri kapsamında iş birliği yaptığı gerçek kişiler ile tüzel kişi tedarikçi, hizmet sağlayıcı veya iş ortaklarının yetkili, temsilci, çalışan ve irtibat kişileridir. Bu kişilerin kimlik, iş iletişim, görev, unvan, teklif, sözleşme, ödeme, fatura, yetki ve ticari ilişki bilgileri işlenebilir.

●        Profesyonel Danışmanlar ve Temsilciler: HOKİS’in mali müşavirleri, avukatları, hukuk ve vergi danışmanları ile bu hizmet sağlayıcılar adına işlem yapan gerçek kişilerdir. Bu kişilerin kimlik, iletişim, mesleki bilgi, yetki ve sözleşmesel ilişki bilgileri işlenebilir.

●        Kanuni Temsilciler, Vekiller ve Yetkilendirilen Kişiler: İlgili kişi adına başvuru, iade, teslim, temsil veya hukuki işlem gerçekleştiren veli, vasi, vekil, avukat veya diğer yetkili kişilerdir. Bu kişilerin kimlik, iletişim ve temsil yetkisini gösteren bilgi ve belgeleri işlenebilir.

●        Yetkili Kamu Kurumu ve Merci Temsilcileri: Resmî talep, denetim, bildirim, tüketici hakem heyeti, arabuluculuk, dava, icra, soruşturma veya diğer idari ve adli süreçler kapsamında HOKİS ile iletişim kuran kamu görevlileri, bilirkişiler, arabulucular ve diğer görevli gerçek kişilerdir. Bu kişilerin ad, soyad, unvan, görev, kurum ve iletişim bilgileri işlenebilir.

 

  1. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

HOKİS tarafından işlenebilecek kişisel veri kategorileri; ilgili kişinin HOKİS ile kurduğu ilişkinin niteliğine, Site’yi kullanım biçimine, üyelik durumuna, Sipariş verip vermemesine, seçtiği Ürün ve kişiselleştirme talebine, iletişim ve çerez tercihlerine, kullandığı iletişim kanalına ve ilgili işlem sürecine göre değişebilir. Her ilgili kişi bakımından aşağıda sayılan kişisel veri kategorilerinin tamamının aynı anda işlenmesi söz konusu değildir. HOKİS, kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde işlemeyi; işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmeyi esas alır.

 

VERİ KATEGORİSİ

ÖRNEK VERİ TÜRLERİ

Kimlik Bilgileri

Ad, soyad, kullanıcı veya profil adı; satışın belgelendirilmesi, KVKK başvurusu veya somut işlemin gerektirdiği hâllerde T.C. kimlik numarası, yabancı kimlik numarası, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi; tüzel kişi veya işletme adına işlem yapan yetkili, temsilci veya irtibat kişisinin adı, soyadı ve unvanı.

İletişim Bilgileri

Cep telefonu numarası, e-posta adresi, teslimat adresi, fatura adresi, kayıtlı adresler, il, ilçe, mahalle, posta kodu, sosyal medya kullanıcı adı, iletişim kanalı ve bildirime esas diğer iletişim bilgileri.

Üyelik ve Hesap Bilgileri

Üyelik kaydı, Üye veya müşteri ID numarası, Hesap oluşturma tarihi, e-posta doğrulama durumu ve zamanı, tek kullanımlık doğrulama kayıtları, giriş yöntemi, Hesap durumu, Hesabın askıya alınması veya kapatılması bilgileri, kayıtlı adresler, favoriler, sepet, Sipariş geçmişi ve Hesap tercihleri.

Üçüncü Taraf Hesapla Giriş Bilgileri

Site’de fiilen sunulması ve Üye tarafından tercih edilmesi hâlinde üçüncü taraf hesap sağlayıcısının adı, sağlayıcı nezdindeki kullanıcı tanımlayıcısı, ad, soyad, e-posta adresi, varsa profil görseli, giriş yöntemi, doğrulama ve Hesap eşleştirme bilgileri.

Müşteri İşlem Bilgileri

Sipariş numarası ve tarihi, satın alınan veya incelenen Ürünler, Ürün adedi, model, varyant, Ürün ve sepet bedeli, Sipariş durumu ve geçmişi, kampanya, kupon, indirim ve promosyon kullanımı, stok bildirimi, iptal, cayma, iade, değişim, tadilat ve satış sonrası işlem kayıtları.

Sipariş ve Kişiselleştirme Bilgileri

Zincir uzunluğu, bilek ölçüsü, beden, taş, inci, boncuk, renk, dizilim, aparat, figür, uç, kilit, harf, isim, tarih, sembol, mesaj, özel set veya kombin tercihi, tebrik kartı ve hediye notu metni, Sipariş notu, kişiselleştirme talimatı ve yazılı teyit kayıtları.

Finans ve Ödeme Bilgileri

Ödeme yöntemi, ödeme tutarı ve tarihi, taksit bilgisi, işlem veya referans numarası, ödeme kuruluşu ve banka işlem sonucu, provizyon durumu, iade, iptal, mutabakat ve ters ibraz bilgileri, satışın belgelendirilmesi ve mali süreçler için gerekli bilgiler; tedarikçi ve hizmet sağlayıcılar bakımından banka hesabı veya IBAN ve ödeme kayıtları.

Teslimat ve Hediye Alıcısı Bilgileri

Teslim alacak kişinin adı, soyadı, telefon numarası ve adresi, teslimat açıklaması veya talimatı, kargo firması, gönderi ve takip numarası, kargo barkodu, sevk, teslim, teslim edilememe ve iade kargo kayıtları, teslim tarihi ve saati, hediye alıcısına ait sınırlı teslimat bilgileri.

İşlem Güvenliği Bilgileri

IP adresi, cihaz, tarayıcı ve işletim sistemi bilgileri, oturum ve sistem kayıtları, işlem tarihi ve saati, doğrulama ve giriş kayıtları, başarısız giriş veya işlem denemeleri, güvenlik logları, dolandırıcılık, yetkisiz ödeme, ters ibraz, hesap ele geçirme, sahte Sipariş ve kampanya kötüye kullanımına ilişkin risk ve inceleme kayıtları.

Kullanım ve Etkileşim Bilgileri

Görüntülenen sayfa, Ürün ve koleksiyonlar, arama ve filtreleme işlemleri, tıklama ve Site içi gezinme kayıtları, oturum ve etkileşim süresi, favoriye veya sepete eklenen Ürünler, üyelik ve Sipariş akışındaki hareketler, kullanılan Site özellikleri ve genel performans kayıtları.

Çerez ve Çevrimiçi Tanımlayıcı Bilgileri

Çerez kimlikleri, oturum ve yerel depolama kayıtları, piksel ve benzeri çevrimiçi tanımlayıcılar, çerez onay veya ret tercihleri, tercih tarihi ve saati, zorunlu, işlevsel, analitik veya reklam çerezleri aracılığıyla elde edilen sınırlı cihaz ve etkileşim bilgileri.

Talep, Şikâyet ve İletişim Bilgileri

İletişim formu, e-posta, WhatsApp ve sosyal medya üzerinden iletilen soru, talep, öneri veya şikâyetler, ürün soruları, cayma, iptal, iade, değişim, tadilat ve ayıp başvuruları, mesaj ve yazışma içerikleri, başvuru tarihi, konusu, sonucu ve müşteri hizmetleri işlem kayıtları.

Yorum, Değerlendirme ve Kullanıcı İçeriği Bilgileri

Ürün sorusu, cevap, yorum, puan ve değerlendirme, yorum tarihi, doğrulanmış satın alma bilgisi, Müşterinin yayımlanmak veya incelenmek üzere paylaştığı metin, fotoğraf, video ve diğer içerikler ile moderasyon ve içerik inceleme kayıtları.

Pazarlama ve İletişim Tercihi Bilgileri

Ticari elektronik ileti onay veya ret kaydı, onayın verildiği veya geri alındığı tarih, saat, yöntem ve kaynak, e-posta, SMS, telefon veya WhatsApp kanal tercihi, e-bülten üyeliği, stoğa giriş, kampanya, indirim, kupon, yeni Ürün veya koleksiyon bildirimi tercihleri ile ileti gönderim ve etkileşim kayıtları.

Sosyal Medya ve Dijital Etkileşim Bilgileri

Sosyal medya kullanıcı adı, profil adı ve herkese açık profil bilgileri, doğrudan mesaj, yorum, beğeni, etiketleme, paylaşım ve HOKİS hesaplarıyla kurulan diğer etkileşimlere ilişkin kayıtlar.

Görsel ve İşitsel Veriler

Ürün, ambalaj, kargo hasarı, ayıp veya tadilat incelemesi amacıyla paylaşılan fotoğraf ve videolar, ürün yorumu kapsamında yüklenen görseller, WhatsApp üzerinden isteğe bağlı gönderilen sesli mesajlar ve iletişim kanalında görünür olan profil fotoğrafı. Sesli veya görüntülü görüşmeler ayrıca bilgilendirme yapılmadıkça kayıt altına alınmaz.

Tedarikçi ve İş İlişkisi Bilgileri

Tedarikçi, hizmet sağlayıcı veya iş ortağının gerçek kişi yetkili, temsilci, çalışan ve irtibat kişisine ait şirket, görev, unvan, departman, iş iletişim bilgileri, teklif, sipariş, sözleşme, hizmet, teslimat, fatura, ödeme, denetim ve ticari yazışma kayıtları.

Mesleki Deneyim ve Yetki Bilgileri

Tedarikçi, hizmet sağlayıcı, danışman, vekil veya temsilcinin meslek, görev, unvan, bağlı bulunduğu kurum, yetki ve temsil bilgileri; imza sirküleri, vekâletname veya görevlendirme belgesinde yer alan kişisel bilgiler.

Hukuki İşlem ve Uyum Bilgileri

Üyelik Sözleşmesi, Ön Bilgilendirme Formu, Mesafeli Satış Sözleşmesi, aydınlatma, açık rıza ve politika metinlerinin sunulma ve onay kayıtları, sözleşme versiyonu, cayma ve sair bildirimler, ihtar ve yazışmalar, tüketici hakem heyeti, arabuluculuk, dava, icra, şikâyet, denetim ve soruşturma süreçlerine ilişkin bilgi, belge, tutanak, delil ve işlem kayıtları.

Risk Yönetimi Bilgileri

Sahte üyelik, sahte Sipariş, yetkisiz ödeme, dolandırıcılık, ters ibraz, farklı veya eksik Ürün iadesi, kampanya kötüye kullanımı, bot veya otomasyon kullanımı ve diğer hukuka aykırı işlemlere ilişkin risk göstergeleri, inceleme sonuçları, güvenlik tedbirleri ve iç değerlendirme kayıtları.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

HOKİS tarafından işlenen kişisel veriler; Site’nin güvenli ve kesintisiz biçimde işletilmesi, Ürün ve koleksiyonların görüntülenmesi, üyelik ve Hesap süreçlerinin yürütülmesi, üye veya üye olmaksızın Sipariş oluşturulması, ön bilgilendirme ve mesafeli satış işlemlerinin gerçekleştirilmesi, Ürünlerin hazırlanması ve kişiselleştirilmesi, ödeme, satışın belgelendirilmesi, kargo, teslimat ve hediye gönderimi süreçlerinin yürütülmesi, iptal, cayma, iade, değişim, tadilat ve satış sonrası destek taleplerinin sonuçlandırılması, ürün sorusu, yorum, puan ve değerlendirme alanlarının işletilmesi, müşteri hizmetleri ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, stoğa giriş ve işlem bildirimlerinin gönderilmesi, açık rıza ve iletişim tercihleri doğrultusunda kampanya ve ticari elektronik ileti faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, çerez tercihlerinin uygulanması, Site ve işlem güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişim, dolandırıcılık, sahte Sipariş, ters ibraz, kampanya kötüye kullanımı ve hukuka aykırı işlemlerin önlenmesi, tedarikçi ve hizmet sağlayıcı ilişkilerinin yürütülmesi, hukuki ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi ile HOKİS’in ve ilgili kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması amaçlarıyla işlenmektedir. Kişisel veriler; somut veri işleme faaliyetinin niteliğine göre KVKK’nın 5 inci maddesinde düzenlenen kanunlarda açıkça öngörülme, sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olma, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olma, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olma, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla HOKİS’in meşru menfaatleri için zorunlu olma ve gerekli hâllerde açık rıza hukuki sebeplerinden uygun olanına dayanılarak işlenir.

 

KİŞİSEL VERİ

İŞLEME AMACI

İLGİLİ KİŞİ

HUKUKİ SEBEP

İşlem Güvenliği Bilgileri, Çerez ve Çevrimiçi Tanımlayıcı Bilgileri, Kullanım ve Etkileşim Bilgileri

Site’ye erişimin sağlanması, zorunlu çerezlerin kullanılması, oturumların yönetilmesi, Site’nin teknik olarak çalıştırılması, hata ve performans kayıtlarının tutulması ve hizmet sürekliliğinin sağlanması.

Ziyaretçiler, Müşteri Adayları, Üyeler, Üyeliksiz Alışveriş Yapan Müşteriler, Müşteriler/Alıcılar

HOKİS’in Site’yi güvenli ve düzenli biçimde işletmeye yönelik meşru menfaati (KVKK m.5/2-f) ve hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-ç).

Kullanım ve Etkileşim Bilgileri, Çerez ve Çevrimiçi Tanımlayıcı Bilgileri, Müşteri İşlem Bilgileri

Ürün ve koleksiyon sayfalarının görüntülenmesi, arama, filtreleme, favori ve sepet işlevlerinin çalıştırılması, sepet ve Site tercihlerinin korunması ve kullanıcı deneyiminin sunulması.

Ziyaretçiler, Müşteri Adayları, Üyeler, Üyeliksiz Alışveriş Yapan Müşteriler, Müşteriler/Alıcılar

Talep edilen Site işlevlerinin sunulması bakımından sözleşmenin kurulması veya ifası (KVKK m.5/2-c) ve HOKİS’in meşru menfaati (KVKK m.5/2-f).

Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Üyelik ve Hesap Bilgileri, İşlem Güvenliği Bilgileri

Üyelik Hesabının oluşturulması ve işletilmesi, e-posta doğrulaması yapılması, tek kullanımlık doğrulama koduyla Hesap’a giriş sağlanması, kayıtlı adres, favori, sepet ve Sipariş geçmişi özelliklerinin sunulması, üyelik bilgilerinin güncellenmesi ve Hesap güvenliğinin sağlanması.

Üyeler

Üyelik Sözleşmesi’nin kurulması veya ifası (KVKK m.5/2-c) ve Hesap güvenliği bakımından HOKİS’in meşru menfaati (KVKK m.5/2-f).

Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Üyelik ve Hesap Bilgileri, Üçüncü Taraf Hesapla Giriş Bilgileri, İşlem Güvenliği Bilgileri

Site’de bu imkânın fiilen sunulması ve Üye tarafından tercih edilmesi hâlinde, desteklenen üçüncü taraf hesap sağlayıcısı üzerinden üyelik oluşturulması veya Hesap’a giriş yapılması, Hesabın ilgili sağlayıcı nezdindeki kullanıcı kaydıyla eşleştirilmesi, kimlik ve giriş doğrulamasının gerçekleştirilmesi ve yetkisiz erişimin önlenmesi.

Üyeler

Üyelik Sözleşmesi’nin kurulması veya ifası için veri işlemenin gerekli olması (KVKK m.5/2-c) ve Hesap güvenliğinin sağlanmasına yönelik HOKİS’in meşru menfaati (KVKK m.5/2-f). Yurt dışına aktarım söz konusu olması hâlinde ayrıca KVKK m.9 kapsamındaki uygun aktarım mekanizması uygulanır.

Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Talep, Şikâyet ve İletişim Bilgileri, Ürün Tercihi Bilgileri

Ürün, materyal, stok, fiyat, ölçü, kişiselleştirme, kargo ve teslimat hakkındaki satış öncesi soruların cevaplandırılması, teklif veya bilgi verilmesi ve talebin sonuçlandırılması.

Müşteri Adayları, Ziyaretçiler, WhatsApp, E-Posta ve Sosyal Medya Üzerinden İletişime Geçenler

Sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan doğruya ilgili veri işlemenin gerekli olması (KVKK m.5/2-c), müşteri iletişiminin yürütülmesine yönelik meşru menfaat (KVKK m.5/2-f) ve gerektiğinde bir hakkın korunması (KVKK m.5/2-e).

Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Müşteri İşlem Bilgileri, Sipariş ve Kişiselleştirme Bilgileri, Hukuki İşlem Bilgileri

Sepet ve Sipariş’in oluşturulması, Sipariş Özeti, Ön Bilgilendirme Formu ve Mesafeli Satış Sözleşmesi’nin sunulması, elektronik teyitlerin alınması, Sipariş’in kontrol ve onay işlemlerinin yürütülmesi ve satış ilişkisinin kurulması.

Üyeler, Üyeliksiz Alışveriş Yapan Müşteriler, Müşteriler/Alıcılar

Mesafeli Satış Sözleşmesi’nin kurulması veya ifası (KVKK m.5/2-c), tüketici ve elektronik ticaret mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç) ve bir hakkın korunması (KVKK m.5/2-e).

Sipariş ve Kişiselleştirme Bilgileri, Müşteri İşlem Bilgileri, Talep ve İletişim Bilgileri

Ürün’ün seçilen zincir uzunluğu, bilek ölçüsü, taş, boncuk, renk, dizilim, harf, isim, tarih, mesaj veya diğer tercihlere göre hazırlanması; tebrik kartı, hediye notu, özel set ve diğer kişiselleştirme taleplerinin yerine getirilmesi.

Üyeler, Üyeliksiz Alışveriş Yapan Müşteriler, Müşteriler/Alıcılar, Kişiselleştirme İçeriğinde Bilgileri Yer Alan Üçüncü Kişiler

Sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c), Sipariş ve kişiselleştirme talebinin ispatı ve hakların korunması (KVKK m.5/2-e). Kişiselleştirme içeriğindeki üçüncü kişilere ait sınırlı veriler bakımından HOKİS’in meşru menfaati (KVKK m.5/2-f).

Finans ve Ödeme Bilgileri, Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Müşteri İşlem Bilgileri, İşlem Güvenliği Bilgileri

Ödemenin PayTR altyapısı üzerinden tahsil edilmesi ve doğrulanması, taksit ve provizyon işlemlerinin yürütülmesi, ödeme sonucunun Sipariş’le eşleştirilmesi, iptal ve bedel iadelerinin gerçekleştirilmesi, finansal mutabakat, ödeme güvenliği ve ters ibraz süreçlerinin yönetilmesi.

Üyeler, Üyeliksiz Alışveriş Yapan Müşteriler, Müşteriler/Alıcılar, Ödeme Aracı Sahipleri ve İşlemle Bağlantılı Üçüncü Kişiler

Sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c), hukuki ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç), bir hakkın korunması (KVKK m.5/2-e) ve ödeme güvenliğine yönelik meşru menfaat (KVKK m.5/2-f).

Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Finans ve Ödeme Bilgileri, Müşteri İşlem Bilgileri, Hukuki İşlem Bilgileri

Satışın HOKİS’in vergisel statüsüne ve yürürlükteki mevzuata uygun şekilde belgelendirilmesi, ödeme ve mali kayıtların oluşturulması, muhasebe işlemlerinin yürütülmesi ve zorunlu kayıtların saklanması.

Müşteriler/Alıcılar, Üyeliksiz Alışveriş Yapan Müşteriler, Tedarikçiler ve Hizmet Sağlayıcılar

Kanunlarda açıkça öngörülme ve hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç) ile bir hakkın korunması (KVKK m.5/2-e).

Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Teslimat ve Hediye Alıcısı Bilgileri, Müşteri İşlem Bilgileri

Gönderi ve kargo barkodunun oluşturulması, Ürün’ün Yurtiçi Kargo aracılığıyla sevk edilmesi, kargo hareketlerinin takip edilmesi, teslimatın gerçekleştirilmesi, teslim edilememe ve iade kargo süreçlerinin yürütülmesi.

Müşteriler/Alıcılar, Üyeliksiz Alışveriş Yapan Müşteriler, Hediye Alıcıları ve Teslimat İçin Bildirilen Üçüncü Kişiler

Müşteri bakımından sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c), teslimat yükümlülüklerinin yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-ç) ve hakların korunması (KVKK m.5/2-e). Hediye alıcısı ve diğer teslimat kişileri bakımından HOKİS’in meşru menfaati (KVKK m.5/2-f).

Müşteri İşlem Bilgileri, Talep ve Şikâyet Bilgileri, İletişim Bilgileri, Teslimat Bilgileri, Görsel ve İşitsel Veriler, Hukuki İşlem Bilgileri

İptal, cayma, iade, değişim, ayıplı, yanlış, eksik veya hasarlı Ürün ve tadilat taleplerinin alınması, Ürün ve ambalaj incelemesinin yapılması, bedel iadesi veya diğer çözüm işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve satış sonrası desteğin sunulması.

Müşteriler/Alıcılar, Üyeliksiz Alışveriş Yapan Müşteriler, Talep, Şikâyet ve Satış Sonrası Destek Başvurusu Sahipleri, Kanuni Temsilciler ve Vekiller

Sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c), tüketici mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç) ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m.5/2-e).

Kimlik Bilgileri, İletişim Bilgileri, Talep, Şikâyet ve İletişim Bilgileri, Müşteri İşlem Bilgileri, Sosyal Medya Bilgileri

E-posta, WhatsApp, iletişim formu ve sosyal medya üzerinden iletilen soru, talep, öneri ve şikâyetlerin alınması, ilgili Sipariş veya Ürün’le eşleştirilmesi, cevaplandırılması ve sonuç kayıtlarının oluşturulması.

Müşteri Adayları, Müşteriler/Alıcılar, WhatsApp, E-Posta ve Sosyal Medya Üzerinden İletişime Geçenler, Talep ve Şikâyet Başvurusu Sahipleri

Sözleşme öncesi veya sözleşmeyle bağlantılı talepler bakımından KVKK m.5/2-c, hukuki yükümlülükler bakımından KVKK m.5/2-ç, meşru menfaat bakımından KVKK m.5/2-f ve hakların korunması bakımından KVKK m.5/2-e.

Yorum, Değerlendirme ve Kullanıcı İçeriği Bilgileri, Kimlik Bilgileri, Müşteri İşlem Bilgileri, Görsel Veriler

Ürün sorusu, yorum, puan ve değerlendirmelerin alınması, doğrulanmış satın alma bilgisinin kontrol edilmesi, içeriğin yayımlanması, moderasyonu ve hukuka ya da üçüncü kişi haklarına aykırı içeriklerin önlenmesi.

Yorum, Puanlama ve Kullanıcı İçeriği Paylaşanlar, Üyeler, Müşteriler/Alıcılar

Talep edilen yorum ve değerlendirme hizmetinin sunulması (KVKK m.5/2-c), içerik ve Site güvenliğine yönelik meşru menfaat (KVKK m.5/2-f) ve hakların korunması (KVKK m.5/2-e).

İletişim Bilgileri, Müşteri İşlem Bilgileri, Pazarlama ve İletişim Tercihi Bilgileri

Talep edilen stoğa giriş, Sipariş durumu, ödeme, güvenlik, kargo, teslimat, cayma, iade ve tadilat bildirimlerinin gönderilmesi ve bildirim kayıtlarının yönetilmesi.

Stoğa Giriş Bildirimi Talep Edenler, Üyeler, Müşteriler/Alıcılar

Talep edilen bildirim hizmetinin veya satış sözleşmesinin ifası (KVKK m.5/2-c), hukuki bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-ç) ve bildirim kayıtlarının ispatı (KVKK m.5/2-e).

İletişim Bilgileri, Pazarlama ve İletişim Tercihi Bilgileri, Müşteri İşlem ve Etkileşim Bilgileri

Kampanya, indirim, kupon, yeni Ürün ve koleksiyonlar, e-bülten ve diğer tanıtım içerikli ticari elektronik iletilerin gönderilmesi; kanal, onay ve ret tercihlerinin yönetilmesi.

E-Bülten Aboneleri ve Ticari Elektronik İleti Alıcıları, Üyeler, Müşteriler/Alıcılar, Müşteri Adayları

Pazarlama amaçlı kişisel veri işleme bakımından açık rıza (KVKK m.5/1) ve ticari elektronik ileti mevzuatı kapsamında kanal onayı. Onay ve ret kayıtlarının tutulması bakımından KVKK m.5/2-a, m.5/2-ç ve m.5/2-e.

Çerez ve Çevrimiçi Tanımlayıcı Bilgileri, Kullanım ve Etkileşim Bilgileri

Analitik ölçümleme, Site trafiği, sayfa ve Ürün görüntülemeleri, hata ve performans sonuçlarının incelenmesi, Site ve kullanıcı deneyiminin geliştirilmesi.

Ziyaretçiler, Üyeler, Üyeliksiz Alışveriş Yapan Müşteriler, Müşteriler/Alıcılar

Zorunlu olmayan analitik çerezler bakımından açık rıza (KVKK m.5/1). Zorunlu teknik kayıtlar bakımından HOKİS’in meşru menfaati (KVKK m.5/2-f).

Çerez ve Çevrimiçi Tanımlayıcı Bilgileri, Kullanım ve Etkileşim Bilgileri, Pazarlama Bilgileri

Reklamların ve kampanyaların ölçülmesi, reklam ve pazarlama çerezlerinin çalıştırılması, yeniden hedefleme ve ilgili kişiye yönelik tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi.

Ziyaretçiler, Üyeler, Üyeliksiz Alışveriş Yapan Müşteriler, Müşteriler/Alıcılar

İlgili kişinin açık rızası (KVKK m.5/1). Açık rıza bulunmaması veya geri alınması hâlinde bu amaçla veri işlenmez.

İşlem Güvenliği Bilgileri, Risk Yönetimi Bilgileri, Üyelik ve Hesap Bilgileri, Müşteri İşlem ve Finans Bilgileri

Yetkisiz erişim, Hesap ele geçirme, sahte üyelik, sahte Sipariş, yetkisiz ödeme, dolandırıcılık, ters ibraz, farklı veya eksik Ürün iadesi, bot, otomasyon ve kampanya kötüye kullanımının tespit edilmesi, önlenmesi ve incelenmesi.

Ziyaretçiler, Üyeler, Üyeliksiz Alışveriş Yapan Müşteriler, Müşteriler/Alıcılar, Ödeme Aracı Sahipleri ve İşlemle Bağlantılı Üçüncü Kişiler

Site ve işlem güvenliğine yönelik HOKİS’in meşru menfaati (KVKK m.5/2-f), hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-ç) ve hakların korunması (KVKK m.5/2-e).

Kimlik, İletişim, Tedarikçi ve İş İlişkisi, Mesleki Deneyim, Finans ve Hukuki İşlem Bilgileri

Tedarikçi ve hizmet sağlayıcı araştırması, teklif ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, Ürün veya hizmet temini, teslimat, fatura, ödeme, mutabakat, denetim ve ticari iletişimin gerçekleştirilmesi.

Tedarikçiler, Hizmet Sağlayıcılar ve İş Ortaklarının Yetkili veya İrtibat Kişileri, Profesyonel Danışmanlar ve Temsilciler

Gerçek kişiyle sözleşmenin kurulması veya ifası hâlinde KVKK m.5/2-c; kurumsal temsilciler bakımından HOKİS’in meşru menfaati (KVKK m.5/2-f); hukuki ve mali yükümlülükler (KVKK m.5/2-ç) ve hakların korunması (KVKK m.5/2-e).

Kimlik, İletişim, Müşteri İşlem, Finans, Teslimat, İşlem Güvenliği, Hukuki İşlem ve Risk Yönetimi Bilgileri

Tüketici hakem heyeti, arabuluculuk, dava, icra, şikâyet, denetim ve soruşturma süreçlerinin yürütülmesi, resmî kurum taleplerinin karşılanması, kayıtların delil olarak saklanması ve HOKİS’in talep, alacak, itiraz ve savunma haklarının kullanılması.

İlgili bütün kişi grupları, Kanuni Temsilciler ve Vekiller, Yetkili Kamu Kurumu ve Merci Temsilcileri

Kanunlarda açıkça öngörülme (KVKK m.5/2-a), hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (KVKK m.5/2-ç) ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m.5/2-e).

Kimlik, İletişim, Yetki ve Hukuki İşlem Bilgileri

KVKK kapsamındaki ilgili kişi başvurularının alınması, başvuru sahibinin veya temsilcisinin doğrulanması, talebin incelenmesi, cevaplandırılması ve başvuru kayıtlarının saklanması.

İlgili bütün kişi grupları, Kanuni Temsilciler, Vekiller ve Yetkilendirilen Kişiler

HOKİS’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (KVKK m.5/2-ç) ve bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (KVKK m.5/2-e).

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARIMI

HOKİS tarafından işlenen kişisel veriler; yukarıda belirtilen veri işleme amaçlarının yerine getirilmesi, Site ve satış faaliyetlerinin sürdürülebilmesi, üyelik, ödeme, teslimat, iletişim, pazarlama, güvenlik, muhasebe ve hukuki süreçlerin yürütülebilmesi amacıyla, aktarım amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla KVKK’nın 8 inci maddesinde düzenlenen şartlara uygun olarak üçüncü kişilere aktarılabilir. Aktarım kapsamı, her bir hizmet sağlayıcının sunduğu hizmet ve ilgili işlemin gerektirdiği veriyle sınırlandırılır; hizmet sağlayıcılara kendi bağımsız amaçları için sınırsız veri kullanma yetkisi verilmez. HOKİS, kişisel verileri bağımsız bir ticari mal olarak satmaz veya kiralamaz.

 

AKTARMA AMACI

ALICI GRUBU

Site’nin, üyelik ve Hesap altyapısının kurulması ve işletilmesi; sunucu, veri tabanı, yedekleme, yazılım, bakım, entegrasyon, loglama, güvenlik, performans ve teknik destek hizmetlerinin sağlanması

E-ticaret altyapısı sağlayıcıları, barındırma ve sunucu hizmeti sağlayıcıları, yazılım ve entegrasyon firmaları, veri tabanı, yedekleme, siber güvenlik ve teknik destek hizmeti sağlayıcıları

Üyelik doğrulama, Hesap’a giriş ve Site’de fiilen sunulması hâlinde üçüncü taraf hesapla giriş hizmetlerinin yürütülmesi

E-posta ve doğrulama hizmeti sağlayıcıları, kimlik doğrulama ve üçüncü taraf hesapla giriş hizmeti sağlayıcıları

Ödeme, tahsilat, provizyon, taksit, iade, iptal, mutabakat, ödeme güvenliği ve ters ibraz işlemlerinin gerçekleştirilmesi

PayTR, bankalar, ödeme kuruluşları, elektronik para kuruluşları, kart kuruluşları, sanal POS ve finansal hizmet sağlayıcıları

Gönderi barkodu oluşturulması, kargo, teslimat, kargo takibi, teslim edilememe, hasar ve iade kargo süreçlerinin yürütülmesi

Yurtiçi Kargo, kargo entegrasyon hizmeti sağlayıcıları, kurye, lojistik ve teslimat hizmeti sağlayıcıları

Sipariş, ödeme, güvenlik, kargo, teslimat, cayma, iade, stoğa giriş ve müşteri hizmeti bildirimlerinin gönderilmesi

E-posta, telekomünikasyon, SMS, mesajlaşma ve bildirim altyapısı hizmeti sağlayıcıları; NETGSM ve benzeri iletişim hizmeti sağlayıcıları

WhatsApp İletişim/Destek Hattı üzerinden müşteri iletişimi, talep, şikâyet ve destek süreçlerinin yürütülmesi

WhatsApp/Meta ve iletişim hattı altyapısı hizmeti sağlayıcıları; talebin niteliğine göre ilgili ödeme, kargo veya teknik hizmet sağlayıcısı

Ürün sorusu, yorum, puan ve değerlendirmelerin yayımlanması ve kullanıcı içeriklerinin görüntülenmesi

Site ziyaretçileri ve kullanıcıları, e-ticaret altyapısı, içerik barındırma ve moderasyon hizmeti sağlayıcıları

E-bülten, kampanya, reklam, kupon, yeni Ürün ve koleksiyon duyurularının gönderilmesi; reklam ve kampanya performansının ölçülmesi

Yalnızca gerekli açık rıza ve iletişim onaylarının bulunması hâlinde e-posta, SMS, reklam, pazarlama, sosyal medya, kampanya ve iletişim hizmeti sağlayıcıları

Zorunlu olmayan analitik ve reklam çerezlerinin çalıştırılması, Site kullanımının analiz edilmesi, reklam ölçümleme ve yeniden hedefleme süreçlerinin yürütülmesi

Yalnızca çerez tercihleri ve açık rıza kapsamında analitik, ölçümleme, reklam teknolojisi, sosyal medya ve çerez hizmeti sağlayıcıları

HOKİS’in sosyal medya hesaplarının işletilmesi, doğrudan mesaj ve sosyal medya etkileşimlerinin yönetilmesi

İlgili sosyal medya platformları, sosyal medya yönetimi ve iletişim hizmeti sağlayıcıları

Satışların belgelendirilmesi, vergi, muhasebe, ödeme, finansal kayıt, mutabakat ve denetim işlemlerinin yürütülmesi

Mali müşavirler, muhasebe ve vergi danışmanları, bankalar, finansal hizmet sağlayıcıları ve görevli kamu kurumları

Tedarikçi, hizmet sağlayıcı ve iş ortağı ilişkilerinin, sözleşme, teklif, teslimat, fatura ve ödeme süreçlerinin yürütülmesi

İlgili tedarikçi, hizmet sağlayıcı veya iş ortakları, bankalar, kargo hizmeti sağlayıcıları ve profesyonel danışmanlar

Hukuki danışmanlık, sözleşme yönetimi, ihtar, arabuluculuk, dava, icra, tüketici uyuşmazlığı ve hakların korunması süreçlerinin yürütülmesi

Avukatlar, hukuk danışmanları, arabulucular, bilirkişiler, noterler, tüketici hakem heyetleri, mahkemeler, icra daireleri ve ilgili taraf veya temsilciler

Dolandırıcılık, yetkisiz ödeme, sahte iade, ters ibraz, kampanya kötüye kullanımı ve diğer hukuka aykırı işlemlerin incelenmesi ve önlenmesi

Bankalar, PayTR ve diğer ödeme kuruluşları, kart kuruluşları, kargo hizmeti sağlayıcıları, siber güvenlik hizmeti sağlayıcıları, avukatlar ve yetkili merciler

Kanuni bildirimlerin yapılması, resmî taleplerin karşılanması, denetim, şikâyet, soruşturma ve adli süreçlerin yürütülmesi

Ticaret Bakanlığı, Gelir İdaresi Başkanlığı, Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Reklam Kurulu, tüketici hakem heyetleri, arabuluculuk mercileri, mahkemeler, icra daireleri, savcılıklar, kolluk birimleri ve diğer yetkili kamu kurum ve kuruluşları

KVKK kapsamındaki ilgili kişi başvurularının değerlendirilmesi ve başvuruya ilişkin hakların kullandırılması

Başvuru sahibinin yetkili temsilcisi, avukatlar, teknik hizmet sağlayıcıları ve hukuken gerekli olması hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu veya diğer yetkili merciler

 

  1. YURT DIŞINA AKTARIM

HOKİS’in Shopify tabanlı e-ticaret altyapısı, WhatsApp Business/Meta hizmetleri, sosyal medya hesapları ile e-posta, analitik, reklam, güvenlik ve teknik destek amacıyla yararlandığı bazı hizmetlerin yurt dışında bulunan şirketler, sunucular veya alt hizmet sağlayıcılar üzerinden sunulması nedeniyle; kullanılan hizmetin niteliğine göre e-posta adresi, telefon numarası, profil ve iletişim bilgileri, mesaj içerikleri, üyelik ve Hesap bilgileri, IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgileri, çerez ve çevrimiçi tanımlayıcılar ile Site kullanım ve etkileşim kayıtları yurt dışına aktarılabilir. HOKİS, bu aktarımları yalnızca ilgili hizmetin sunulması için gerekli olan verilerle sınırlı olarak ve KVKK’nın 9’uncu maddesine uygun biçimde; yeterlilik kararına veya standart sözleşme başta olmak üzere Kanun’da düzenlenen uygun güvence yöntemlerinden uygulanabilir olana dayanarak gerçekleştirir. Yeterlilik kararı veya uygun güvence bulunmayan durumlarda aktarım, yalnızca Kanun’da sınırlı olarak düzenlenen ve somut olayda uygulanabilen arızi aktarım şartlarından birinin mevcut olması hâlinde yapılır. Zorunlu olmayan analitik, reklam, yeniden hedefleme ve benzeri pazarlama faaliyetlerinden kaynaklanan yurt dışı veri aktarımları, gerekli açık rıza ve çerez tercihleri bulunmadıkça gerçekleştirilmez; açık rızanın geri alınması hâlinde açık rızaya dayanan sonraki veri işleme ve aktarım faaliyetleri durdurulur.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ

Kişisel veriler; Site’deki üyelik ve Hesap oluşturma, giriş ve doğrulama ekranları, Ürün ve koleksiyon sayfaları, arama, filtreleme, favori ve sepet özellikleri, Sipariş ve ödeme akışları, teslimat ve fatura bilgisi alanları, Sipariş notu, kişiselleştirme seçeneği, tebrik kartı ve hediye notu alanları, stoğa giriş bildirimi, e-bülten aboneliği, ticari elektronik ileti ve çerez tercih ekranları, iletişim ve iade formları; e-posta, WhatsApp Business İletişim/Destek Hattı, telefon, sosyal medya ve sair iletişim kanalları; çerez, piksel, çevrimiçi tanımlayıcı, IP, cihaz, tarayıcı, oturum, işlem, doğrulama, sistem, log, hata, güvenlik ve performans kayıtları üzerinden doğrudan ilgili kişiden, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır. Kişisel veriler ayrıca Site’nin işletilmesi, Sipariş, ödeme, kargo, teslimat, iletişim, güvenlik ve satış sonrası süreçlerin yürütülmesi kapsamında Shopify ve Pax Digital başta olmak üzere e-ticaret altyapısı ve teknik hizmet sağlayıcılarının, PayTR ile ilgili banka ve ödeme hizmeti sağlayıcılarının, Yurtiçi Kargo ve kargo entegrasyon hizmeti sağlayıcılarının, NETGSM ve diğer telekomünikasyon veya mesajlaşma hizmeti sağlayıcılarının, WhatsApp/Meta ve sosyal medya platformlarının, e-posta, barındırma, analitik ve güvenlik hizmeti sağlayıcılarının kayıtları üzerinden elde edilebilir. Tedarikçi, hizmet sağlayıcı, iş ortağı ve profesyonel danışmanların gerçek kişi yetkili, temsilci, çalışan veya irtibat kişilerine ait veriler; ilgili kişinin kendisinden, temsil ettiği kurumdan, sözleşme ve teklif belgelerinden, ticari yazışmalardan ve hukuka uygun açık kaynaklardan elde edilebilir. Hediye alıcısı, teslim almak üzere belirlenen üçüncü kişi, kişiselleştirme içeriğinde bilgileri bulunan kişi veya ödeme aracı sahibi gibi üçüncü kişilere ait veriler ise Sipariş’i veren Müşteri, ilgili hizmet sağlayıcı veya yetkili merci tarafından HOKİS’e bildirilebilir. Hediye alıcısına ait ad, soyad, telefon numarası ve teslimat adresi yalnızca gönderinin hazırlanması, teslim edilmesi, teslimat iletişiminin kurulması ve ilgili uyuşmazlıkların yönetilmesi amacıyla kullanılır; geçerli bir açık rıza ve ticari elektronik ileti onayı bulunmadıkça hediye alıcısı pazarlama veya e-bülten listesine eklenmez. Kişisel verilerin doğrudan ilgili kişiden elde edilmediği durumlarda HOKİS, aydınlatma yükümlülüğünü verinin elde edilmesinden itibaren makul süre içinde; verinin ilgili kişiyle iletişim amacıyla kullanılacak olması hâlinde ilk iletişim sırasında; üçüncü kişilere aktarılacak olması hâlinde ise en geç ilk aktarım sırasında, uygun ve gerektiğinde katmanlı bir yöntemle yerine getirir.

 

  1. SAKLAMA SÜRELERİ VE İMHA

HOKİS, kişisel verileri ilgili veri işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve uygulanabilir mevzuatta öngörülen asgari saklama süreleriyle sınırlı olarak muhafaza eder. Saklama süreleri belirlenirken ilgili kişinin HOKİS ile olan hukuki veya ticari ilişkisinin devam edip etmediği, üyelik ve Hesap durumu, Sipariş, ödeme, teslimat, cayma, iade ve tadilat süreçleri, mali ve vergisel yükümlülükler, sözleşmesel ve kanuni zamanaşımı süreleri, tüketici uyuşmazlıkları, ilgili kişi başvuruları, açık rıza ve ticari elektronik ileti kayıtlarının ispatı, bilgi ve işlem güvenliği, dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi, devam eden dava, icra, soruşturma veya denetim süreçleri ile HOKİS’in haklarının tesisi, kullanılması veya korunması ihtiyacı birlikte değerlendirilir. Üyeliğin kapatılması, Sipariş’in tamamlanması, iletişim onayının geri alınması veya ilgili hizmetin sona ermesi, her durumda bütün kişisel verilerin derhâl silinmesi sonucunu doğurmaz; hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, işlem ve onayların ispatı, açık veya muhtemel uyuşmazlıkların yürütülmesi ve hakların korunması için gerekli veriler ilgili sürenin sonuna kadar erişimi sınırlandırılarak muhafaza edilebilir. İşleme amacı ve bütün hukuki saklama sebepleri ortadan kalktığında kişisel veriler, verinin niteliğine ve kayıt ortamına uygun yöntemlerle silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. HOKİS’in kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlama yükümlülüğüne tabi olması hâlinde periyodik imha aralığı altı ayı geçmeyecek şekilde belirlenir; bu yükümlülüğe tabi olunmaması hâlinde ise imha yükümlülüğünün doğmasını takip eden üç ay içinde gerekli imha işlemi gerçekleştirilir. Yedeklerde bulunan veriler, olağan yedekleme ve üzerine yazma döngüsü içinde erişilemez hâle getirilir; yalnızca sistemin geri yüklenmesini gerektiren zorunlu hâllerde kullanılır ve yeniden aktif ortama alınmaları durumunda geçerli saklama ve imha kurallarına tabi tutulur.

 

  1. VERİ GÜVENLİĞİ

HOKİS; Site, üyelik, Sipariş, ödeme, teslimat, müşteri hizmetleri ve iletişim süreçlerinde işlenen kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin güvenli biçimde muhafazasını sağlamak amacıyla işlenen verinin niteliği ve maruz kalabileceği risklerle uyumlu teknik ve idari tedbirler uygular. Bu kapsamda erişim yetkilerinin görev ve ihtiyaçla sınırlandırılması, kullanıcı ve işlem doğrulama yöntemlerinin kullanılması, parola yerine tek kullanımlık doğrulama kodu uygulanması, erişim ve işlem kayıtlarının tutulması, yazılım ve sistem güncellemelerinin gerçekleştirilmesi, kötü amaçlı erişim ve güvenlik olaylarının izlenmesi, yedekleme yapılması, hizmet sağlayıcılarla veri güvenliği ve gizlilik yükümlülüklerinin düzenlenmesi, kişisel verilere erişen kişilerin bilgilendirilmesi ve gerekli hâllerde verilerin silinmesi, maskelenmesi veya erişiminin sınırlandırılması gibi önlemler alınır. Ödeme işlemleri PayTR ve ilgili ödeme hizmeti sağlayıcılarının güvenli altyapıları üzerinden yürütülür; kartın tam numarası, CVV/CVC kodu, kart şifresi, internet bankacılığı parolası ve tek kullanımlık banka doğrulama kodları HOKİS tarafından görüntülenmez veya saklanmaz. İnternet üzerinden veri iletiminin tamamen risksiz olması teknik olarak garanti edilememekle birlikte HOKİS, tespit edilen kişisel veri güvenliği ihlallerini yürürlükteki mevzuata uygun olarak değerlendirir ve gerekli bildirimleri gerçekleştirir.

 

  1. ÇEREZLER

HOKİS, Site’nin çalıştırılması, oturum ve sepet bilgilerinin korunması, üyelik ve ödeme akışlarının güvenli biçimde yürütülmesi, kullanıcı tercihlerinin hatırlanması, teknik hata ve performans sorunlarının tespit edilmesi, Site kullanımının ölçülmesi ve gerekli onayların bulunması hâlinde reklam ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla çerezler, pikseller, yerel depolama araçları ve benzeri teknolojiler kullanabilir. Site’nin temel işlevlerinin yerine getirilmesi ve güvenliğinin sağlanması için zorunlu olan çerezler, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın uygulanabilir hukuki sebeplere dayanılarak kullanılabilir; analitik, reklam, yeniden hedefleme ve benzeri zorunlu olmayan çerezler ise Ziyaretçinin çerez yönetim paneli üzerinden vereceği açık rıza ve tercihleri doğrultusunda çalıştırılır. Ziyaretçiler zorunlu olmayan çerezlere ilişkin tercihlerini istedikleri zaman değiştirebilir veya geri alabilir; çerezlerin türleri, sağlayıcıları, kullanım amaçları ve saklama sürelerine ilişkin ayrıntılı bilgiler HOKİS Çerez Politikası’nda açıklanmaktadır.

 

  1. TİCARİ ELEKTRONİK İLETİLER

HOKİS; kampanya, indirim, kupon, yeni Ürün ve koleksiyon duyurusu, e-bülten, stoğa giriş bildirimi, sepette bırakılan Ürün hatırlatması ve diğer reklam veya tanıtım içerikli ticari elektronik iletileri, ilgili kişinin seçtiği e-posta, SMS, telefon veya WhatsApp kanalı bakımından gerekli ticari elektronik ileti onayının ve veri işleme faaliyetinin niteliğine göre gerekli açık rızanın bulunması hâlinde gönderebilir. Verilen onay, üyelik oluşturmanın veya alışveriş yapmanın ön koşulu değildir ve ilgili kişi, iletide sunulan ret yöntemi, HOKİS’in iletişim kanalları veya mevzuatta öngörülen diğer yöntemler üzerinden tercihini her zaman geri alabilir. Ret bildiriminin alınması üzerine pazarlama amaçlı gönderimler mevzuatta öngörülen süre içinde durdurulur; ancak Sipariş onayı, ödeme, güvenlik, kargo, teslimat, cayma, iade, tadilat ve müşteri hizmetleri süreçlerine ilişkin işlem ve hizmet bildirimleri reklam veya pazarlama amacı taşımadıkları ölçüde ticari elektronik ileti onayından bağımsız olarak gönderilebilir. Onay, ret ve gönderim kayıtları, HOKİS’in mevzuattan doğan yükümlülüklerini yerine getirmesi ve işlemleri ispat edebilmesi amacıyla gerekli süre boyunca muhafaza edilir.

 

  1. ÇOCUKLARA İLİŞKİN VERİLER

HOKİS’in Site’si ve sunduğu ürün satış hizmetleri özellikle çocuklara yönelik olarak tasarlanmamış olup HOKİS, ayırt etme gücüne sahip olmayan veya gerçekleştirdiği işlem bakımından kanuni temsilci onayı gereken çocuklardan bilerek kişisel veri toplamayı ya da bu kişilerle kanuni temsilci onayı bulunmaksızın sözleşme kurmayı amaçlamaz. Bir çocuğa ait ad, teslimat bilgisi, hediye notu veya benzeri sınırlı verilerin ebeveyn, veli veya diğer bir Müşteri tarafından hediye Siparişi ya da kişiselleştirme talebi kapsamında paylaşılması hâlinde bu veriler yalnızca ilgili Sipariş’in hazırlanması ve teslim edilmesi için gerekli ölçüde işlenir ve pazarlama amacıyla kullanılmaz. Bir çocuğun gerekli kanuni temsilci onayı bulunmaksızın HOKİS’e kişisel veri ilettiğinin veya üyelik ya da Sipariş işlemi gerçekleştirdiğinin anlaşılması hâlinde HOKİS, olayın niteliğine göre kanuni temsilciyle iletişime geçebilir, işlemi askıya alabilir ve hukuki saklama sebebi bulunmayan kişisel verileri silebilir veya erişimini sınırlandırabilir.

 

  1. ÜÇÜNCÜ TARAF BAĞLANTILAR

Site’de ödeme hizmetleri, kargo takibi, sosyal medya hesapları veya HOKİS’in ürün ve hizmetleriyle bağlantılı bilgi sunmak amacıyla üçüncü kişilere ait internet sitelerine, uygulamalara ya da dijital hizmetlere yönlendiren bağlantılar bulunabilir. İlgili bağlantının seçilmesiyle üçüncü kişiye ait ayrı bir ortama geçilmesi hâlinde, söz konusu üçüncü kişinin kendi adına ve amaçları doğrultusunda gerçekleştirdiği kişisel veri işleme faaliyetleri ilgili üçüncü kişinin gizlilik politikası ve kullanım koşullarına tabidir; bu nedenle kullanıcıların veri paylaşmadan önce ilgili metinleri incelemeleri gerekir. HOKİS, üçüncü taraf ortamların içeriği, güvenliği veya bağımsız veri işleme faaliyetleri üzerinde kontrol sahibi değildir.

 

  1. İLGİLİ KİŞİ HAKLARI VE BAŞVURU

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca ilgili kişi olarak işbu haklara sahipsiniz: Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme, KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme, kişisel verilerinizin düzeltilmesi, silinmesi veya yok edilmesi kapsamında yapılan işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, işlenen kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

 

İlgili kişi olarak, KVKK’nın 11. maddesinde sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen asgari koşulları sağlamak kaydıyla HOKİS’e iletebilirsiniz. Bu kapsamda başvurularınızı; ıslak imzalı dilekçe ile Kartal/İstanbul adresine şahsen, posta veya noter kanalıyla; güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanmak suretiyle; kayıtlı elektronik posta adresiniz üzerinden selin.kidik@hs01.kep.tr KEP adresine veya HOKİS sistemlerinde kayıtlı e-posta adresinizi kullanmak suretiyle destek@hokis.com.tr adresine veya HOKİS tarafından Site üzerinde ayrıca sunulabilecek başvuru formu ve başvuru kanalları üzerinden iletebilirsiniz. Başvurunuzda ad-soyad, T.C. kimlik numarası veya yabancılar için uyruk, pasaport numarası, yabancı kimlik numarası, tebligata esas adres, varsa bildirime esas e-posta adresi, telefon numarası, talep konusu ve kimliğinizi tevsik edici bilgi, belgelerin bulunması gerekmektedir. Başvurunun vekil veya temsilci aracılığıyla yapılması halinde, başvuruda temsil yetkisini gösterir belgelerin de sunulması gerekir. HOKİS, talebinizin niteliğine göre başvurunuzu en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret tarafınızdan talep edilebilecektir.

 

  1. GÜNCELLEME

HOKİS; mevzuat değişiklikleri, Kurul kararları, teknik gereksinimler, hizmet sağlayıcı yapısı veya veri işleme faaliyetlerindeki değişiklikler nedeniyle işbu Politika'yı güncelleyebilir. Politika'nın güncel hâli Site'de yayımlandığı tarihten itibaren geçerli olur.